Ηλεκτρονική επικοινωνία, σωστά και νόμιμα

This article was published in InBusinessNews

Τα τελευταία χρόνια γινόμαστε λήπτες διαφημιστικών μηνυμάτων που για αρκετούς από μας είναι ενοχλητικά. Τα μηνύματα αυτά, τα οποία μπορεί να είναι ηλεκτρονικά μηνύματα (email), SMS ή ακόμη και τηλεομοιότυπα (fax), αποστέλλονται κυρίως με ένα στόχο: την αύξηση των πωλήσεων της επιχείρησης του αποστολέα. Αν τα μηνύματα αυτά αποστέλλονται χωρίς να το έχει ζητήσει ο παραλήπτης τότε ονομάζονται spam και αποτελούν παράνομη ενέργεια.

Η νομοθεσία που διέπει την αποστολή διαφημιστικών μηνυμάτων στην Κύπρο είναι ξεκάθαρη. Με βάση την ισχύουσα νομοθεσία ο κάθε αποστολέας διαφημιστικών μηνυμάτων (email, SMS, φαξ) θα πρέπει:

1. Να έχει εξασφαλίσει την εκ των προτέρων συγκατάθεση των παραληπτών του ότι αποδέχονται την αποστολή διαφημιστικών μηνυμάτων (Opt-in).

2. Να παρέχει εύκολο και χωρίς χρέωση τρόπο προς τους παραλήπτες να διακόψουν την παραλαβή των μηνυμάτων όταν το αποφασίσουν (Opt-out).

Για περιπτώσεις αποστολής διαφημιστικών μηνυμάτων που δεν πληρούν τις πιο πάνω προυποθέσεις, μπορεί να γίνει καταγγελία στον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαραχτήρα και οι κυρώσεις μπορεί να περιλαμβάνουν και χρηματική ποινή.

Ανεξάρτητα από τη νομική πτυχή του θέματος, η αποστολή μηνυμάτων σε παραλήπτες που δεν το έχουν ζητήσει (και ειδικότερα σε παραλήπτες που δεν γνωρίζουν καν τον αποστολέα), δεν εξυπηρετεί απολύτως κανένα σκοπό. Η εμπειρία δείχνει ότι η συντριπτική πλειοψηφία των παραληπτών αυτών δεν ανοίγει καν το μήνυμα, πόσο μάλλον να το διαβάσει και να ανταποκριθεί θετικά.

Η τεχνολογία βοηθά
Αντίθετα, στην περίπτωση που η αποστολή των προωθητικών μηνυμάτων γίνεται με ένα πιο συντονισμένο τρόπο και με τη χρήση κατάλληλα σχεδιασμένου εργαλείου για μαζική αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων (email), μια επιχείρηση μπορεί να διαχειριστεί άριστα τις σχέσεις της με τους πελάτες της, να καταφέρει να βελτιώσει τη συγκράτηση των πελατών της και με διασταυρωμένες πωλήσεις (cross selling) να αυξήσει την αξία τους. Η εντύπωση που επικρατεί, ότι με εκστρατείες email marketing μπορεί μια επιχείρηση να βρει νέους πελάτες και να μεγαλώσει το πελατολόγιο της, δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα.

Διαλέξτε το κατάλληλο εργαλείο
Ξεκινήστε από την επιλογή του κατάλληλου εργαλείου τα οποίο θα σας βοηθήσει στην επίτευξη των στόχων σας. Υπάρχουν αρκετές λύσεις στην αγορά με καλά χαραχτηριστικά και σε πολύ προσιτές τιμές. Έχουν χρησιμοποιηθεί σε αρκετές περιπτώσεις με εξαιρετικά αποτελέσματα.

Καταχωρείστε τις επαφές σας
Τοποθετείστε κάπου στον ιστοχώρο σας μια μικρή φόρμα όπου οι επισκέπτες σας θα σας αφήνουν τα στοιχεία τους (όνομα, email και οτιδήποτε άλλο ζητήσετε) και την αποδοχή τους για παραλαβή μηνυμάτων. Οι πληροφορίες αυτές θα φυλαχθούν στη βάση δεδομένων σας. Παράλληλα, καταχωρείστε τις δικές σας επαφές στην ίδια βάση δεδομένων.

Καθορισμός στόχου
Καθορίστε τι θέλετε να πετύχετε με την μαζική αποστολή των ηλεκτρονικών σας μηνυμάτων. Το να αποστείλετε απλώς ένα μήνυμα σε όλες τις επαφές σας δεν θα σας επιφέρει κάποιο συγκεκριμένο όφελος. Μερικά παραδείγματα του τι μπορείτε να πετύχετε:

Να ενημερώσετε για ειδήσεις που ενδιαφέρουν

Να ενημερώσετε για τιμολογιακές αλλαγές

Να προωθήσετε στοχευμένα συγκεκριμένο προιόν σε κάποιους πελάτες σας

Να αποστείλετε ερωτηματολόγια ηλεκτρονικά και να μαζέψετε πληροφορίες σε σχέση με το βαθμό ικανοποίησης των πελατών σας, τον ανταγωνισμό, βελτιώσεις σε υφιστάμενα προιόντα ή ακόμη και ιδέες για νέα προιόντα.

Να ευχηθείτε για ονομαστική γιορτή πελατών σας π.χ ευχές σε όλες τις Μαρίες

Ετοιμασία μηνύματος
Ετοιμάστε το μήνυμα που θα στείλετε. Διαλέξτε τη μορφή και την δομή του, τα χρώματα που θα χρησιμοποιήσετε, τις εικόνες και το περιεχόμενο του. Σκεφτείτε σε ποια γλώσσα θα επικοινωνήσετε και τι θέλετε να κάνει ο παραλήπτης μετά που θα το διαβάσει. Ο τίτλος θα πρέπει να είναι σχετικός με το περιεχόμενο και να προκαλεί ενδιαφέρον. Αρκετά εργαλεία σας δίνουν και τη δυνατότητα συμπερίληψης και των προσωπικών στοιχείων του κάθε παραλήπτη στο περιεχόμενο του μηνύματος που θα παταλάβει (π.χ Αγαπητέ κύριε Ιωάννου)

Επιλέξετε τους παραλήπτες
Η επιλογή των παραληπτών γίνεται με συγκεκριμένα κριτήρια και φίλτρα. Για παράδειγμα μπορεί να επιλεγούν όλοι που ζουν στην Λευκωσία, ή όλες οι γυναίκες πελάτες, ή όσοι έχουν καταχωρηθεί στην κατηγορία “Αρχιτέκτονες” ή ακόμη και πολλά κριτήρια μαζί, δηλαδή όλες οι γυναίκες αρχιτέκτονες που ζουν στη Λευκωσία και είναι άνω των 30 ετών. Η σωστή επιλογή των παραληπτών είναι ίσως ο πιο σημαντικός παράγοντας για την επιτυχία της εκστρατίας αφού διασφαλίζει τη σχετικότητα μεταξύ του περιεχομένου του μηνύματος και του παραλήπτη.

Αποστολή μηνύματος
Αμέσως μετά την επιλογή των παραληπτών μπορείτε να στείλετε το μήνυμα. Εναλλακτικά μπορείτε να προγραμματίσετε την αποστολή του μηνύματος σε μια μελλοντική  ημερομηνία και ώρα. Η διευκόλυνση αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για αποστολή ευχετήριων  μηνυμάτων κατά την ονομαστική γιορτή κάποιων παραληπτών.

Παρακολούθηση αποτελεσμάτων
Μετά την αποστολή του μηνύματος μπορείτε να παρακολουθήσετε τα αποτελέσματα της εκστρατείας. Να δείτε δηλαδή πόσοι και ποιοι άνοιξαν το μήνυμα, ποιοι το προώθησαν, ποιοι και ποιο σύνδεσμο εντός του μηνύματος επέλεξαν κτλ. Τα αποτελέσματα αυτά μπορούν να σας δώσουν μια ξεκάθαρη εικόνα για το που χρήζει βελτίωσης η εκστρατεία σας και να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε την μελλοντική σας επικοινωνία.

Με μια ολοκληρωμένη λύση διαχείρησης της πελατεακής σχέσης μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων (email) η επιχείρηση μπορεί να κτίσει σχέσεις με τους πελάτες της, να τους συγκρατήσει και να τους αναπτύξει διασφαλίζοντας παράλληλα την νομιμότητα των δραστηριοτήτων αυτών.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *